Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del Responsable

• Razón social: NEARSHIFT S.A.S. (en adelante, “nearShift” o la “Compañía”).
• NIT: 902076172-7.
• Domicilio y dirección: Calle 52 # 78 - 02, Piso 2, Medellín, Antioquia, Colombia.
• Correo electrónico para asuntos de datos personales: [email protected]
• Teléfono: +57 300 124 8342.
• Sitio web: https://nearshift.co

2. Objeto y marco legal

Esta Política establece los lineamientos con los que nearShift recolecta, almacena, usa, circula, transmite, transfiere y suprime datos personales, y los mecanismos para que los titulares ejerzan sus derechos. Se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y, en lo que corresponda, la Ley 1266 de 2008, así como las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Esta Política complementa la Política de Seguridad de la Información, el Código de Ética y Conducta y el Manual de Contratación y Selección de la Compañía.

3. Alcance

Aplica a los datos personales de candidatos, empleados, excolaboradores, contratistas, accionistas, clientes y prospectos (y sus representantes y contactos), proveedores, visitantes del sitio web y cualquier otra persona natural cuyos datos trate nearShift. Es de obligatorio cumplimiento para los accionistas, representantes legales, empleados y contratistas de la Compañía, y para los terceros que traten datos por cuenta de ella.

4. Definiciones

Para efectos de esta Política se adoptan las definiciones de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. En particular:

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud y los datos biométricos.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.
• Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Transferencia: envío de datos a un receptor que a su vez es Responsable del tratamiento, dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: comunicación de datos a un Encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del Responsable.

5. Principios

nearShift aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. En consecuencia, solo recolecta los datos necesarios para finalidades legítimas informadas al titular, no los usa para fines distintos y limita su acceso a las personas que los requieren para cumplir sus funciones.

6. Datos tratados y finalidades

nearShift trata los siguientes datos para las finalidades indicadas en cada caso. Además de las finalidades específicas, todos los datos podrán tratarse para cumplir obligaciones legales, atender requerimientos de autoridades competentes y ejercer o defender derechos de la Compañía.

6.1. Candidatos a vacantes

Datos: nombre, documento de identidad, datos de contacto, ciudad de residencia, hoja de vida, formación académica, experiencia laboral, certificaciones, habilidades, expectativas económicas, resultados de entrevistas y pruebas técnicas, referencias laborales y, previo consentimiento expreso, resultados de verificación de antecedentes.

• Evaluar el perfil del candidato frente a las vacantes actuales de nearShift y de sus clientes, para lo cual podrá compartir su perfil profesional (nombre, experiencia, habilidades y disponibilidad) con esos clientes, en Colombia o en el exterior.
• Contactarlo para entrevistas, pruebas técnicas y demás etapas del proceso de selección.
• Verificar su identidad, referencias, formación y antecedentes, conforme al Manual de Contratación y Selección y previo consentimiento del candidato.
• Conservar su hoja de vida hasta por dos (2) años desde su recepción para considerarlo en futuras vacantes, salvo que solicite antes su supresión.

6.2. Empleados, excolaboradores y contratistas

Datos: identificación, datos de contacto, datos de familiares y beneficiarios, información académica y laboral, datos bancarios, salario u honorarios, afiliaciones a seguridad social, información de incapacidades, evaluaciones de desempeño, credenciales y registros de uso de los sistemas de la Compañía, y los datos biométricos (fotografía o selfie) que se recolecten en procesos de firma electrónica con autenticación.

• Celebrar, ejecutar y terminar el contrato laboral o de prestación de servicios.
• Liquidar y pagar nómina, honorarios, prestaciones y aportes al sistema de seguridad social y parafiscales.
• Cumplir las obligaciones laborales, tributarias, contables y de seguridad y salud en el trabajo.
• Crear y administrar las cuentas, accesos y equipos asignados, y proteger la seguridad de la información de la Compañía y de sus clientes.
• Compartir el perfil profesional (nombre, experiencia, habilidades y disponibilidad) con clientes de la Compañía, en Colombia o en el exterior, para asignarlo a proyectos.
• Expedir certificaciones laborales y atender referencias, a solicitud del titular.

6.3. Clientes, prospectos y aliados comerciales

Datos: nombre, cargo, empresa, correo electrónico, teléfono y la información que compartan en reuniones, propuestas y comunicaciones comerciales.

• Responder solicitudes de información y enviar propuestas comerciales.
• Celebrar y ejecutar contratos, facturar y gestionar cobros y pagos.
• Enviar comunicaciones relacionadas con los servicios de la Compañía; el titular puede solicitar en cualquier momento dejar de recibirlas.

6.4. Proveedores y accionistas

Datos: identificación, datos de contacto, información tributaria y bancaria y, para accionistas, la información societaria exigida por la ley.

• Gestionar compras, pagos, obligaciones tributarias y la relación contractual con el proveedor.
• Cumplir las obligaciones societarias y comerciales con los accionistas.

6.5. Visitantes del sitio web

Datos: los que el visitante registra en el formulario de contacto (nombre, correo de trabajo, empresa, tamaño de la empresa, servicio de interés y mensaje) o envía por correo electrónico, y los datos técnicos que se generan al visitar el sitio, como la dirección IP y el tipo de navegador.

• Atender la solicitud de contacto y dar seguimiento comercial.
• Operar el sitio y protegerlo frente a abusos y spam.

El sitio no usa cookies de analítica ni de publicidad. Para mostrar tipografías e imágenes, el navegador del visitante se conecta a servicios de terceros (Google Fonts y Unsplash), que reciben su dirección IP conforme a sus propias políticas. El formulario de contacto se procesa a través del proveedor Web3Forms, que actúa como Encargado.

7. Datos sensibles y datos de menores

nearShift solo trata datos sensibles cuando es necesario para la finalidad informada y con autorización explícita del titular, salvo las excepciones previstas en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. Los titulares no están obligados a autorizar el tratamiento de datos sensibles ni a responder preguntas sobre ellos. Esto aplica, entre otros, a la información de salud de incapacidades y a los datos biométricos de autenticación en la firma electrónica.

Los datos de niñas, niños y adolescentes, como los de hijos de empleados inscritos como beneficiarios en el sistema de seguridad social, se tratan únicamente para cumplir obligaciones legales, con autorización de su representante legal y respetando su interés superior y sus derechos fundamentales.

8. Autorización

nearShift solicita la autorización del titular a más tardar en el momento de la recolección, por escrito, por medios electrónicos o mediante conductas inequívocas que permitan concluir que la otorgó, conforme al artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Se entiende como conducta inequívoca, entre otras, el envío voluntario de la hoja de vida a [email protected] o [email protected], o el envío del formulario de contacto, después de haber conocido el aviso de privacidad de esta Política; esta forma de autorización no aplica a los datos sensibles ni a los datos de niñas, niños y adolescentes, que requieren autorización expresa. La Compañía conserva prueba de las autorizaciones.

No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, como la información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones o los datos de naturaleza pública.

9. Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no sea necesaria.
• Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante nearShift.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario y siempre que haya modificaciones sustanciales de esta Política que motiven nuevas consultas; las consultas adicionales podrán generar costos de envío o reproducción, que se informarán previamente.

Estos derechos pueden ejercerlos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien actúe por estipulación a favor de otro, acreditando su calidad.

10. Deberes de nearShift

Como Responsable, nearShift cumple los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos garantizar el ejercicio de los derechos del titular, conservar la autorización, informar la finalidad del tratamiento, mantener la información en condiciones de seguridad, actualizarla y rectificarla cuando corresponda, tramitar consultas y reclamos en los términos legales e informar a la SIC los incidentes de seguridad.

Cuando nearShift trata datos personales por cuenta de sus clientes, en el marco de los servicios de desarrollo de software e ingeniería que les presta, actúa como Encargado: trata esos datos solo según las instrucciones del cliente y lo pactado en el contrato, y cumple los deberes del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.

11. Procedimiento para consultas y reclamos

El área responsable de atender consultas y reclamos es el Representante Legal Principal de nearShift o la persona que este designe por escrito. Las solicitudes se presentan al correo [email protected] o por escrito en la dirección de la Compañía, indicando el nombre del titular, su documento de identidad, sus datos de contacto y la descripción de lo que solicita.

11.1. Consultas

La consulta se atiende en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción. Si no es posible atenderla en ese plazo, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

11.2. Reclamos

Quien considere que sus datos deben corregirse, actualizarse o suprimirse, o advierta un presunto incumplimiento de esta Política o de la ley, puede presentar un reclamo con la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección de respuesta y los documentos que quiera hacer valer. Si el reclamo está incompleto, se pedirá al interesado subsanarlo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción; si transcurren dos (2) meses sin que lo haga, se entenderá que desistió. Si nearShift no es competente para resolver el reclamo, lo trasladará a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles e informará de ello al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en un término no mayor a dos (2) días hábiles. El reclamo se atenderá en un máximo de quince (15) días hábiles; si no es posible, se informarán los motivos y la fecha de respuesta, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

La solicitud de supresión o la revocatoria de la autorización no procede cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

12. Transmisiones y transferencias internacionales

Para operar, nearShift utiliza proveedores tecnológicos que actúan como Encargados y pueden almacenar o tratar datos fuera de Colombia, entre ellos servicios de correo y almacenamiento en la nube, alojamiento del sitio web, firma electrónica, formularios web, contabilidad y nómina, y pagos internacionales. Estas transmisiones se rigen por los contratos o acuerdos de tratamiento de datos de cada proveedor, que obligan al Encargado a tratar los datos solo según las instrucciones de nearShift, con medidas de seguridad adecuadas, conforme al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

Igualmente, nearShift puede transferir datos a sus clientes en el exterior, principalmente en Estados Unidos y Canadá, para las finalidades de las secciones 6.1 y 6.2. Las transferencias internacionales se realizan a países que ofrecen un nivel adecuado de protección según la SIC o, cuando el país de destino no figure como adecuado, con fundamento en la autorización expresa e inequívoca del titular o en las demás excepciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

13. Seguridad de la información

nearShift adopta medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales frente a adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, conforme a su Política de Seguridad de la Información. Los incidentes que afecten datos personales se reportarán a la SIC conforme a la ley.

14. Conservación de los datos

Los datos se conservan solo durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales o contractuales aplicables, conforme al artículo 11 del Decreto 1377 de 2013. En particular:

• Candidatos no seleccionados: hasta dos (2) años desde la recepción de la hoja de vida, salvo solicitud previa de supresión.
• Empleados y contratistas: durante la relación y, después de terminada, por los plazos que exijan las normas laborales, de seguridad social, contables, tributarias y comerciales.
• Clientes, prospectos y proveedores: mientras exista la relación comercial y por los plazos de conservación de los documentos contables y comerciales que exige la ley.
• Solicitudes recibidas por el sitio web que no deriven en una relación comercial: hasta dos (2) años desde su recepción.

Cumplidos estos plazos, los datos se suprimen o se anonimizan de forma segura.

15. Registro Nacional de Bases de Datos

nearShift inscribirá sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la SIC cuando se encuentre obligada a hacerlo según la normativa vigente.

16. Vigencia y modificaciones

Esta Política rige a partir de su publicación en https://nearshift.co. Las bases de datos estarán vigentes mientras se mantengan las finalidades descritas. Cualquier cambio sustancial se informará a los titulares antes de su aplicación, a través del sitio web o de los datos de contacto registrados.

Anexo. Aviso de privacidad

NEARSHIFT S.A.S. (NIT 902076172-7), con domicilio en Calle 52 # 78 - 02, Piso 2, Medellín, Colombia, es responsable del tratamiento de los datos personales que usted nos suministra. Los usaremos para atender su solicitud y, si se trata de una postulación, para evaluar su perfil en procesos de selección actuales y futuros de nearShift y de sus clientes, que podrán recibir su perfil profesional en Colombia o en el exterior, por un plazo de hasta dos (2) años. Usted tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y a revocar la autorización, escribiendo a [email protected]. Las respuestas a preguntas sobre datos sensibles son facultativas. Consulte nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales en https://nearshift.co/privacidad.